Privacy sollicitanten

PRIVACYVERKLARING

Exter B.V. ('Exter', 'wij' of 'ons') verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van sollicitanten op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier. Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee wij u direct of indirect kunnen identificeren.

In deze privacyverklaring leggen wij u uit:

1. Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen
2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
3. Met wie wij uw persoonsgegevens delen
4. Waar wij uw persoonsgegevens opslaan
5. Hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren
6. Wat uw rechten zijn
7. Hoe u ons kunt bereiken

Exter is statutair gevestigd te Zaandam en kantoorhoudend aan Gerrit Bolkade 10, 1551 GB, Zaandam. Als u contact met ons wilt opnemen dan verzoeken wij u dat te doen via het hieronder opgegeven e-mailadres.

Deze privacyverklaring is geen overeenkomst. U kunt hieraan geen contractuele rechten ontlenen. Exter kan deze verklaring bijwerken of hierin wijzigen aanbrengen. We stellen u op de hoogte van wezenlijke veranderingen. De meest recente versie van deze verklaring staat gepubliceerd op onze website https://www.exter.com/nl/carriere/vacatures.

1. Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor ons wervings- en selectieproces en dus om:

a. contact met u op te nemen over en u op de hoogte te houden van het verloop van de sollicitatieprocedure en uw vragen te beantwoorden;
b. uw sollicitatie te evalueren, uw ervaring, vaardigheden, kwalificaties, interesse en geschiktheid voor de vacature te beoordelen en sollicitatiegesprekken te voeren;
c. de administratie inzake het wervings- en selectieproces van Exter bij te houden.

De verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van deze doeleinden plaatsvinden zijn noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om ons wervings- en selectieproces op een verantwoorde, effectieve en efficiënte manier vorm te geven. Deze verwerkingen zijn dus gerechtvaardigd op grond van artikel 6 lid 1 onder f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG').

Als u bij ons in dienst treedt dan nemen wij uw C.V., motivatiebrief en eventuele assessments en referenties op in uw personeelsdossier. U ontvangt bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst een aparte privacyverklaring over de verwerking van uw persoonsgegevens gedurende en na afloop van het dienstverband.

Wij maken in ons wervings- en selectieproces geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Wij gebruiken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt bij uw sollicitatie, zoals uw naam, contactgegevens, C.V. en motivatiebrief. Wij wijzen erop dat wanneer u besluit om bepaalde, in het kader van de sollicitatieprocedure verzochte, informatie niet te verstrekken dit invloed kan hebben op (uw deelname in) de sollicitatieprocedure.

Andere categorieën persoonsgegevens ontvangen we van derden, namelijk:

referenties die wij ontvangen van door u opgegeven referenten (we informeren u vooraf dat we met een referent contact zullen opnemen);
een assessment rapport dat wij ontvangen van een door ons ingeschakeld assessmentbureau (indien van toepassing).

3. Met wie wij uw persoonsgegevens delen
Binnen Exter krijgen die personen toegang tot uw persoonsgegevens die betrokken zijn bij de werving, zoals onze HR-afdeling, de (toekomstig) leidinggevende en andere werknemers die betrokken zijn in (de besluitvorming over) de sollicitatieprocedure.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met ICT-dienstverleners. Verder kunnen wij uw persoonsgegevens delen met:

  • vertrouwde externe dienstverleners die betrokken zijn in de sollicitatieprocedure, zoals assessment bureaus (wij delen uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening);
  • professionele dienstverleners zoals auditors of advocaten (wij delen uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening);
  • publieke en overheidsinstanties en andere partijen voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dit noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten.

4. Waar wij uw persoonsgegevens opslaan
Wij slaan uw persoonsgegevens op in Nederland. Als wij uw persoonsgegevens doorgeven (bijvoorbeeld aan een dienstverlener) naar een land buiten de Europese Economische Ruimte zonder adequaat beschermingsniveau dan zullen wij u hiervan vooraf op de hoogte stellen en zullen wij passende waarborgen treffen om een adequaat beschermingsniveau te bewerkstelligen.

5. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren
Als wij na de sollicitatieprocedure een arbeidsovereenkomst met u aangaan dan bewaren wij uw C.V., motivatiebrief en eventuele assessments en referenties in uw personeelsdossier. Meer informatie wordt u bij het aangaan van het dienstverband verstrekt via onze privacyverklaring voor werknemers.

Als u niet bij Exter in dienst treedt dan vernietigen wij uw persoonsgegevens uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Wij kunnen een langere bewaartermijn toepassen voor informatie die noodzakelijk kan zijn in verband met een (mogelijk) geschil of de bescherming van onze rechten. We kunnen u na afloop van de sollicitatieprocedure toestemming vragen om uw contactgegevens en C.V. nog een jaar te bewaren zodat we u kunnen attenderen op andere vacatures. Indien u ons toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer te bewaren dan heeft u het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken.

6. Wat uw rechten zijn
U heeft het recht van inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken, het recht om deze gegevens te laten rectificeren of verwijderen, het recht om beperking van uw verwerking te vragen en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking of gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@exter.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar in principe binnen één maand, op uw verzoek. Wij hebben het recht om de termijn van één maand met twee maanden te verlengen. Indien wij dit doen, zullen wij daarover binnen één maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Wij wijzen er op dat de hiervoor genoemde rechten niet absoluut zijn en dat Exter uitsluitend aan uw verzoek of bezwaar zal voldoen voor zover wij daartoe op grond van de toepasselijke wetgeving verplicht zijn.

Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

7. Contact
Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens neem dan contact met ons op via: info@exter.com.